【賃貸管理の書類をペーパーレスにしたい！】書類を減らすメリットや導入前の確認事項を解説

「賃貸管理の書類ってペーパーレスにできるの？」

「賃貸管理の書類をペーパーレスにする時の注意点が知りたい」

現在、賃貸管理のペーパーレス化について調べている方の中には、このように考えている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、賃貸管理のペーパーレス化について、以下の点を中心に詳しく解説します。

• 賃貸管理の書類でペーパーレスにできるもの
• 賃貸管理の書類をペーパーレス化するメリット
• ペーパーレス化を導入する前にやるべきこと

賃貸管理のペーパーレス化についてご興味のある方はご参考いただけますと幸いです。

賃貸管理の書類でペーパーレスにできるもの

まずは、賃貸管理の中でペーパーレスにできるものについてご紹介いたします。

ペーパーレス化が可能なのは、以下のような書類です。

・ 契約書類
・ 家賃収支管理書類
・ 入居者との連絡書類

契約や家賃収支の管理をする書類は、専用のサービスを使えばすべてペーパーレスでの管理が可能になります。

また、2022年５月には宅地建物取引業法の改正により、重要事項説明や売買契約締結、媒介契約締結の電子交付が認められています。

そのため、賃貸運営を行うための物件を購入する際に必要な書類も電子化が可能です。

さらに、建物に関する書類だけではなく、入居者との連絡もペーパーレス化ができます。

連絡窓口として専用フォームを設置する、物件専用の掲示板をオンライン上に用意するなどの方法で、気軽にやり取りができるようになるでしょう。

賃貸管理の書類をペーパーレス化するメリット

管理に必要な書類をペーパーレスにできるのはわかるが、具体的にどのようなメリットがあるか知りたいという方もいるでしょう。

ここでは、賃貸管理の書類をペーパーレス化するメリットを３つご紹介いたします。

1. 書類の保管スペースや手間の削減
2. セキュリティの向上
3. コスト削減

①書類の保管スペースや手間の削減

賃貸管理の書類をペーパーレス化するメリット１つ目は「書類の保管スペースや手間の削減ができること」です。

今まで紙で管理していた書類を電子化できれば、保管のために使用していたスペースを別の書類の保管や作業場所として利用可能になります。

また、わざわざ膨大な資料から目当ての書類を１つずつ確認しながら探す手間や、修正があった際に訂正印を捺すなどの作業も必要なくなります。

賃貸管理に関する書類をペーパーレス化できれば、業務全体の効率がアップし、これまで以上にメインの仕事に取り掛かりやすくなるでしょう。

②セキュリティの向上

２つ目は「セキュリティの向上」です。

紙の書類のまま保管していると、社内や社外で紛失したりどこかに置き忘れたりといった、情報漏洩のリスクが常に付きまといます。

しかし、データとして集約されていれば、データが壊れたりセキュリティ被害を受けたりしない限りは、安全に情報を保管できます。

セキュリティの向上によって、賃貸管理を安心して進められるようになるほか、入居者や賃貸管理会社からの信頼も得られるようになるのは、ペーパーレス化のメリットです。

③コスト削減

３つ目は「コスト削減」です。

紙の書類が削減されると、その分紙代やコピー機のインク代、書類の郵送費といったコストが削減されます。

書類を管理するためにかかっていた時間や人件費も減るので、全体的なコストが下がります。

書類の管理が苦手、もっと効率よく賃貸の管理を行いたい人は、手間やコストが削減されるペーパーレス化を検討してみてください。

賃貸管理の書類をペーパーレス化するサービス導入時の確認事項

続いては、賃貸管理の書類をペーパーレス化したいけれど、どのようなサービスが良いか悩んでいる方のために確認事項を解説いたします。

以下の３つのポイントを意識して、自分に合うサービスを探してみてください。

1. セキュリティ対策
2. 使いやすさや評判
3. サポート体制

①セキュリティ対策

賃貸管理をペーパーレス化するサービス導入時の確認事項１つ目は「セキュリティ対策」です。

賃貸管理に関する書類は、個人情報や機密情報が含まれているため、セキュリティ対策が欠かせません。

検討しているサービスがどのような対策を行っているのか、万が一漏洩などがあった際の対応はどうなっているのかなどを確認しましょう。

入居者との信頼関係を作るためにも、セキュリティ対策については念入りに確認してください。

②使いやすさや評判

２つ目は「使いやすさや評判」です。

どんなにセキュリティ対策が優れているサービスでも、使いにくいサービスでは意味がありません。

書類の編集や検索はしやすいか、ダウンロードや閲覧に制限を設定できるかなど、スムーズに管理が行えるような機能があるか確認してみてください。

また、サービスを導入した他の人の評判も併せて調べてみると、より自分に合ったものを選べるでしょう。

③サポート体制

３つ目は「サポート体制」です。

何か不明点が出たり困ったことが起きたりした時に、どのようなサポートをしてもらえるかも大事な確認項目です。

24時間対応のチャットサービスや、土日も対応しているコールセンター、専属の担当者が付いているなど、質問事項をすぐに聞ける環境があると安心して利用できます。

特に導入してすぐはトラブルも起きやすいので、どのように対応してもらえるのかなど、サポート面も確認しておいてください。

賃貸管理のペーパーレスサービスを導入する前にやるべきこと

賃貸管理のペーパーレスサービスを導入するには、事前準備を行っておくと、スムーズに利用を開始できます。

ぜひ、導入を検討し始めたタイミングで確認してください。

・ ネット環境の整備
・ ペーパーレスにしたい部分の洗い出し
・ 予算の確認
・ 関係者への周知

導入を検討する際に、どの部分の紙の書類を廃止していきたいのか、予算はいくら用意できるのか洗い出しします。

要望や予算が明確であれば、短時間で希望のサービスを見つけやすくなります。

そのほか、ネット環境の整備や周囲の連絡など、スムーズに移行するための準備を行いましょう。

賃貸管理のペーパーレス化に関するご相談は、久和不動産まで

ここまで賃貸管理のペーパーレス化についてご紹介しました。

要点を以下にまとめます。

• 賃貸管理の書類でペーパーレス化できるのは、契約書類や家賃収支管理、入居者との連絡などの書類である
• 賃貸管理の書類のペーパーレス化には、保管の手間や場所の削減、セキュリティ向上のほかコスト削減などのメリットがある
• ペーパーレス化を導入する前には、ネット環境の整備やペーパーレス化したい部分の洗い出し、予算確認や関係者への周知を行う必要がある

これらの情報が少しでも皆さまのお役に立てば幸いです。

久和不動産では、経験豊富な専門スタッフがお客様の悩みを丁寧にヒアリングし、最適なプランをご提案いたします。

些細なご相談もいつでも受け付けているので、お困りの方はぜひお気軽にご相談ください。