賃貸管理の業務とその実際:理想の管理会社選びをサポートする全知識まとめ

賃貸物件のオーナーだとすると重要になってくるの賃貸管理会社。
業務を適切にこなす賃貸管理会社の存在は非常に重要になります。しかし、どのような業務が行われているのでしょうか?また、オーナーとしてどのような視点で管理会社を選べばいいのでしょうか?本記事では、これらの内容について解説していきます。
 

目次

賃貸管理会社とは?業務全般を理解する

賃貸管理会社が行う業務は多岐にわたります。それらの理解を深めることで、管理会社と上手に付き合うためのヒントが見つかります。
 

1-1. 賃貸管理会社の主要な業務: なぜ重要なのか?

賃貸管理会社は賃貸物件のオーナーの代わりに、様々な業務を行います。
 
その業務内容は、集金、契約管理、修繕の調整、苦情対応など多岐にわたります。こうした業務は、賃貸ビジネスの継続性と収益性を維持する上で絶対に欠かせないものです。

集金業務:家賃の適切な収集により、オーナーの収入を確保。滞納があった場合の対応も含む。
契約管理業務:新規契約、更新、解約など、契約に関わる全ての業務を管理。契約書の作成、契約内容の説明、必要な書類の手配などを行うことで、オーナーと入居者とのトラブルを防ぐ。
修繕の調整業務:物件の維持・管理を担当。定期的な点検や必要な修繕、清掃などを行うことで、物件が常に最良の状態を保つ。
苦情対応業務:入居者からのクレームや問い合わせに対応。問題を迅速かつ適切に解決することで、入居者の満足度を維持し、退去率を抑える。

 
これら一連の業務を適切にこなすことで、賃貸管理会社はオーナーの利益を守りつつ、入居者に快適な生活環境を提供することが可能となります。これら全てが連携し合って初めて、スムーズで効率的な賃貸ビジネスが実現するのです。
 

1-2. 集金代行・滞納対応:オーナーを守る「盾」

賃貸管理会社の集金代行業務では、毎月の家賃を入居者から受け取り、オーナーに引き渡すことを担当します。また、賃料の振込確認や領収書の発行、年間の収支報告なども行います。これらの作業は、時間と手間がかかるうえに専門的な知識を必要とするため、管理会社に委託することでオーナーの負担を軽減できます。
 
そして、家賃の滞納が発生した場合の対応も非常に重要な業務です。滞納があった場合、管理会社はまず催促の通知を行います。しかし、それでも支払いがない場合は、より厳格な措置を講じることがあります。これには、強制的な退去手続きや法的手段を用いることも含まれます。
 
これらの対応には専門的な知識と経験が必要となります。また、借主と直接交渉することで生じるストレスや感情的なトラブルを避けることができます。そのため、滞納対応業務を賃貸管理会社に任せることは、物件オーナーにとって大きな安心感をもたらします。
 
これらの業務は、オーナーの資産と収益を守るための盾のような役割を果たします。そして、賃貸管理会社はその盾となる重要な役割とも言えるでしょう。
 

1-3. 苦情対応:管理会社のスキルが問われる場面

賃貸管理会社にとって、入居者からの苦情対応は絶えずスキルと経験が問われる業務の1つです。生活空間としての賃貸物件は、住む人々の日常生活に深く関わっているため、さまざまな問題が起こり得ます。隣人との騒音問題や、ゴミ出しのルール違反、さらには設備の故障や故意の破損など、頻繁に苦情として寄せられます。
 
これらの問題に対して、迅速かつ適切に対応することは賃貸管理会社の責任であり、そのスキルが試される場面でもあります。これらの問題が放置されると、入居者の生活環境が悪化し、オーナーとの信頼関係が破綻するだけでなく、物件の評価が低下し、最終的には空室率の増加につながる可能性もあります。
 
しかし、これらの問題を適切に解決すれば、良好なオーナー・入居者関係を維持し、物件の価値を保つことが可能です。さらに、これらの問題解決を通じて、管理会社自身も信頼と評価を高めることができます。賃貸管理会社は、苦情対応のプロフェッショナルとしてのスキルを磨き続けることで、オーナーの利益と入居者の満足度を両立させる重要な役割を果たすのです。
 

1-4. 契約更新業務:気をつけるべきポイントは?

契約更新業務は、入居者とオーナーが互いの利益を最大限に生かすための重要な機会です。
 
この段階では、適切な契約内容の見直しや、更新料の設定が求められます。賃貸管理会社はここで法律や市場動向の知識を活かし、一方で入居者の生活環境とニーズに配慮しながら、公平かつ適切な更新契約を進めることが重要となります。また、これは物件の価値を維持すると同時に、入居者の満足度を高め、長期的な稼働率を確保するための重要な機会でもあります。
 

1-5. 建物管理:賃貸物件の価値を保つ活動

建物管理は賃貸物件の価値を維持し、長期的な収益を確保するための重要な業務です。
 
定期的な点検・メンテナンスを通じて物件の状態を綿密に管理し、大規模な修繕が必要になる前に、可能な限り早期に小さな問題を発見し解決することで、物件の状態を常に最良に保つことが求められます。さらに、これらの活動は物件の価値を維持し、より多くの入居者を引きつけ、安定した収益を生み出すための基盤となります。
 

仲介業務:賃貸管理のもう一つの顔

賃貸管理会社が行うもう一つの重要な業務が仲介業務です。
仲介業務は物件の入居率を維持し、またオーナーの収益を最大化するための戦略的な要素を含んでいます。
 

2-1. 賃貸の仲介業務:常に動く市場での戦略とは?

賃貸の仲介業務は、常に変化する市場の動向に対応し、物件の魅力を最大限に引き立てるための戦略を立てることが求められます。賃貸管理会社は、物件の価値を最大化するために適切な家賃設定や効果的な広告戦略を立て、物件の空室率を低く保っています。
 

2-2. 売買の仲介業務:長期的な視点を持つ必要性

賃貸管理会社が売買の仲介業務を行うこともあります。この業務は、市場の将来的な動向を見越し、長期的な視野を持つことが求められます。売買は頻繁に行われるものではないため、その影響力は長期的で大きなものです。そのため、賃貸管理会社は、売買の仲介業務を行う際には、市場の将来的な動向を見越した戦略的な視点が求められます。
 

2-3. 仲介業務の契約形態:守りと攻めのバランス

仲介業務の契約形態は、専任媒介契約、一般媒介契約、専属専任媒介契約などがあります。各契約形態には一長一短があり、オーナーの具体的なニーズや状況によって最適な契約形態が異なります。これらの契約形態を理解し、オーナーのニーズに合った最適な契約を提案することは、賃貸管理会社の重要な役割の一つです。
 

物件オーナーとの関係: 信頼関係を築くために

物件オーナーとの綿密なコミュニケーションは賃貸管理業務の成功の鍵となります。
信頼関係の構築に必要な要素をいくつか詳しく見ていきましょう。

3-1. 物件オーナーとの金銭やり取り:透明性が求められる

物件オーナーとの金銭のやり取りは、賃貸管理会社の誠実さと信頼性が試される場です。家賃の集金から修繕費の請求まで、その全ての過程は透明性が求められます。費用が何に、どれだけかかったのかを具体的に示し、明確な報告を提供することで、物件オーナーに対して安心感と信頼感を提供します。
 

3-2. 入居者トラブルの報告:迅速かつ適切な対応が求められる

入居者からの苦情やトラブルは、賃貸管理業務において避けて通れない課題です。トラブルが発生した際には、物件オーナーに対してその情報を適時に報告し、具体的な解決策を提案することが求められます。ここでも、情報の透明性と迅速な対応が物件オーナーとの信頼関係を維持、向上させるための鍵となります。
 

3-3. 入居者募集の相談:市場の動向を見極める

物件が空室となった際には、新たな入居者を効果的に募集するための戦略が必要です。ここでは、最新の市場動向を見極めつつ、家賃設定や広告戦略などを物件オーナーとの密接なコミュニケーションを通じて進めることが求められます。
 

3-4. 見積もりや契約の説明:理解を深めるための対話

修繕費の見積もりや契約の内容を物件オーナーに対して説明する際には、明確さとわかりやすさが求められます。専門的な用語や複雑な手続きを、物件オーナーが十分に理解できる形で伝えることが重要です。
 

3-5. その他の業務:オーナーとの信頼関係を深めるチャンス

物件管理に関連するその他の業務も、物件オーナーとの信頼関係を深める大きなチャンスです。賃貸管理会社としては、これらの業務に対しても最善の努力を惜しみなく投じ、オーナーへの配慮とサポートを常に心がけることが大切です。
 

適切な賃貸管理会社選び:貴重なリソースを無駄にしないために

最後に、適切な賃貸管理会社の選び方について見ていきましょう。ここでの選択は、物件運営の成功に大きく影響を及ぼします。

4-1. 管理会社選びのリスク:あらゆる角度から考える

適切な管理会社選びができなければ、その結果としてさまざまなリスクが生じます。物件価値の低下、入居者とのトラブル、金銭的な損失など、オーナーにとって大きな打撃となります。

4-2. 仕事をしっかりとこなす管理会社を見極めるチェックリスト

業務内容の理解、コミュニケーション能力、金銭管理の透明性など、管理会社選びの際にチェックすべきポイントは多々あります。これらを一つ一つ確認していき、最適な管理会社を選び出すことが求められます。
以上、賃貸管理会社の業務内容とその重要性、そして適切な管理会社選びについて解説してきました。これらの知識を活用し、より良い賃貸経営を目指していきましょう。
 

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