【退去立会いはオーナーがやるべき？】当日の流れと確認チェックリスト

「退去の立会いって、忙しいのに自分で行くべきなのか、管理会社に任せていいのか迷っていて…」

「立会いを省いて後から傷を見つけたけど、これって今さら入居者に請求できるのかな…」

賃貸経営をされているオーナー様の中には、退去立会いをどう進めればいいか判断がつかないまま退去日を迎える方も少なくありません。

国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」でも、原状回復の費用負担は入退去時の状態を記録して比較することが前提とされ、立会いはその記録を残す要の手続きです。

裏を返せば、立会いを省くと、損傷の責任を借主に求める根拠そのものが手元に残りません。

本記事では、退去立会いについて次のポイントを整理します。

• オーナー自身が立ち会うか任せるかの判断軸
• 立会いを怠った場合に生じるリスク
• 当日の進め方と確認すべきチェックポイント

立会いの一手間をかけるかどうかで、退去後の精算がもめるか円満に終わるかが決まります。

退去立会いの進め方に迷っているオーナー様や、精算の証拠を確実に残したい方は、ぜひ最後までお読みください。

退去立会いがオーナーにとって重要になる理由

退去立会いは、部屋の明渡し時に貸主側と借主が一緒に室内を確認し、損傷や汚れの状態を記録する手続きです。

原状回復費をどちらが負担するかは入居時と退去時の状態の差で決まるため、その差を双方の目で確認する立会いは精算の土台になります。

退去立会いは単なる鍵の受け渡しではなく、精算トラブルを防ぐための証拠を残す場だと押さえておきましょう。

退去立会いをオーナー自身が行うか任せるかの判断

退去立会いは、オーナー様自身が行うことも、管理会社や専門業者に任せることもできます。

自分でやるか任せるかを、3つの角度から考えていきます。

1.オーナーが立ち会うメリットと負担
2.管理会社や専門業者に任せる場合
3.立会いなしで退去を進めるリスク

①オーナーが立ち会うメリットと負担

まず押さえておきたいのが、オーナー様自身が立ち会う場合のメリットと負担です。

自分の目で室内を確認できるため、損傷の程度をその場でつかめ、入居者と直接やり取りして状態に合意できるのが利点です。

一方で、平日の日中に現地へ出向く時間の確保や、原状回復の負担区分を自分で判断する知識も欠かせません。

物件が近く所有戸数も少ないオーナー様には向きますが、遠方や多棟所有では手が回りにくくなります。

②管理会社や専門業者に任せる場合

自分で現地に出向くのが難しいオーナー様に向くのが、管理会社や専門業者に任せる選択です。

原状回復の知識を持つ担当者が立ち会うため、負担区分の判断や記録の残し方が安定し、オーナー様の時間的な負担も抑えられます。

管理委託契約に立会いが含まれているかを確認し、含まれない場合は費用と業務範囲を事前にすり合わせておきます。

任せる場合でも、立会書と写真の共有を求め、精算の判断はオーナー様が最終確認する形にすると安心です。

③立会いなしで退去を進めるリスク

見落とされやすいのが、立会いなしで退去を進めることのリスクです。

郵送で鍵だけ返却してもらう方式は手軽ですが、室内の状態を双方で確認する機会がないため、後から損傷を見つけても責任の所在を示せません。

遠方の入居者や退去を急ぐケースで省略されがちですが、精算の根拠を失う代償は小さくありません。

立会いが難しい場合でも、入居者にチェックシートと写真の提出を依頼するなど、記録を残す代替策を用意しておきましょう。

退去立会いを怠った場合に生じるリスク

立会いを省くと、目先の手間は減っても、退去後にさまざまな形でしわ寄せが返ってきます。

起こりやすい3つのリスクを整理します。

1.損傷の責任の所在が曖昧になる
2.原状回復費を請求しづらくなる
3.次の入居者募集が遅れる

①損傷の責任の所在が曖昧になる

最も大きいのが、損傷の責任の所在が曖昧になることです。

立会いをしていないと、見つかった傷や汚れが入居者の使用によるものか、前の入居者から残っていたものかを切り分けられません。

いつ生じた損傷かを証明できなければ、借主の善管注意義務違反を主張する根拠が弱くなります。

責任の線引きが曖昧なまま精算に入ると、交渉は不利な立場から始まります。

②原状回復費を請求しづらくなる

責任の所在の曖昧さと表裏一体なのが、原状回復費を請求しづらくなることです。

国交省ガイドラインも負担区分は入退去時の状態を記録して比較することを前提としており、その比較材料になるのが立会いで残す写真と立会書です。

その記録がなければ金額の妥当性を示せず、本来は借主負担にできた修繕費をオーナー様が肩代わりする形になりかねません。

③次の入居者募集が遅れる

意外と尾を引くのが、次の入居者募集が遅れることです。

退去時の状態を確認していないと、原状回復に必要な工事の範囲が把握できず、業者の手配や見積もりに時間がかかります。

立会いの不備で募集開始が1か月遅れれば家賃8万円の物件で8万円、繁忙期の入居を逃して2〜3か月空けば16〜24万円規模の機会損失につながります。

退去立会い当日の進め方とチェックポイント

退去立会いは、段取りを決めておけば30分から1時間ほどで、必要な記録を漏れなく残せます。

立会い当日の流れを4つのステップで見ていきます。

1.入居時の記録と照らして室内を確認する
2.傷や汚れを写真と立会書に残す
3.鍵の返却と設備の動作を確認する
4.その場で費用負担を断定しない

①入居時の記録と照らして室内を確認する

出発点となるのが、入居時の記録と照らし合わせた室内確認です。

入居時に作成したチェックシートや写真を持参し、当時の状態と現状を一つずつ見比べていきます。

床、壁、天井、水回り、建具と順番を決めて回ると、確認の抜け漏れを防げます。

入居時からあった傷と、入居中に生じた損傷を切り分けることが、立会いの中心的な作業です。

②傷や汚れを写真と立会書に残す

室内を見比べたら次に取りかかりたいのが、傷や汚れを写真と立会書に残す作業です。

気になる箇所は日付が分かる形で写真を撮り、位置と状態を立会書に記録していきます。

その場で入居者にも状態を確認してもらい、「この傷を確認しました」と立会書にサインをもらえば、後日の食い違いを防げます。

写真は部屋ごとに整理して保存し、立会書の控えは入居者にも渡しておくと、双方が同じ記録を持てます。

③鍵の返却と設備の動作を確認する

あわせて確認したいのが、鍵の返却と設備の動作です。

玄関やポスト、スペアを含めた鍵の本数が、契約時に渡した数と合っているかを確認し、不足があれば交換費用の対象として記録します。

エアコンや給湯器、換気扇などの設備が正常に動くかも、その場で通電して確かめておきます。

設備の不具合を見落とすと、次の入居者の入居直前に発覚し、募集の足かせになりかねません。

④その場で費用負担を断定しない

最後に欠かせないのが、その場で費用負担を断定しないことです。

立会いの目的は状態の記録であり、修繕費の見積もりは業者の算定を待つ必要があります。

その場で「この傷は○円です」と口頭で約束すると、後で業者の見積もりと食い違ったときに信頼を損ないます。

「確認した内容をもとに、後日精算書でご案内します」と伝え、金額の確定は書面で行う流れにしておきましょう。

退去立会いでお悩みの方は久和不動産へ

退去立会いは、当日に残した記録の質が、その後の精算のスムーズさを左右します。

ここまでの内容を3点に整理します。

• 立会いは物件との距離や知識に応じて、自分で行うか管理会社に任せるかを判断する
• 立会いを怠ると、責任の所在が曖昧になり、原状回復費の請求や次の募集にも影響が及ぶ
• 当日は入居時の記録との照合/写真と立会書/鍵と設備の確認を押さえ、費用はその場で断定しない

久和不動産では、退去立会いの代行や同行から、入退去時の記録づくり、原状回復の見積もり、精算書の作成まで一貫して対応いたします。

「立会いを自分でやるべきか、任せるべきか判断できない…」

「立会いの記録の残し方に自信がなく、精算でもめないか不安…」

という方は、どうぞお気軽にご相談ください。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。